Privacyreglement wet AVG

Privacyreglement Logopedie Mondig

Wij verwerken medische gegevens van onze patiënten. Vanwege de gevoeligheid van deze gegevens hebben wij privacy hoog in het vaandel staan. Logopedie Mondig acht het belangrijk dat de privacy van onze cliënten goed is geborgd. In onze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens wij verwerken en waarvoor. Dit privacyreglement beschrijft hoe wordt omgegaan met uw persoonsgegevens, waaronder medische gegevens.Als er naar aanleiding van het privacyreglement nog vragen of opmerkingen zijn kunt u contact opnemen met de praktijkhoudster Pamela van Schijndel.

Contactgegevens
Logopedie Mondig
Helleberg 12
5508 BL Veldhoven
040-2540578
info@logopediemondig.nl
www.logopediemondig.nl

Artikel 1           Definities

In dit privacyreglement wordt aan onderstaande begrippen de navolgende betekenis gegeven:

Gegevens:               De gegevens die betrekking hebben op een persoon

Praktijk:                   Logopedie Mondig, verwerkingsverantwoordelijke

Patiënt/cliënt:          Een patiënt van de praktijk

                                Verwerking: Een bewerking of geheel van bewerkingen met betrekking tot gegevens of geheel van gegevens al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens (artikel 4 lid 2 Algemene Verordening Gegevensbescherming)

Artikel 2           Toepasselijkheid

Dit privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door de praktijk die betrekking hebben op patiëntenzorg.

 

Artikel 3           Doelen

Uw persoonsgegevens worden door Logopedie Mondig verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

• Het verlenen van logopedische zorg; onderzoek, advies en behandeling
• Het declareren van verleende logopedische zorg bij de patiënt of zorgverzekeraar
• Het controleren op verzekeringsrecht bij de zorgverzekeraar (COV)
• Ten behoeve van kwaliteitsdoeleinden
• Wetenschappelijk onderzoek
• Onderhouden relaties

Artikel 4           De gegevensverwerking

• Om goede zorg te kunnen verlenen worden gegevens over de behandeling vastgelegd in een dossier. Uw behandelend logopedist heeft wettelijk een dossierplicht. De behandelingsovereenkomst vormt de grondslag voor het mogen verwerken van de gegevens. Logopedie Mondig biedt elke cliënt een behandelovereenkomst aan.
  Alleen uw behandelend logopedist en anderen die rechtstreeks betrokken zijn bij uw zorgvraag hebben toegang tot de gegevens voor zover dat nodig is om goede zorg te kunnen verlenen. Daarnaast worden de gegevens gebruikt om de verleende zorg te kunnen declareren.
• Als zorgaanbieder is de praktijk wettelijk verplicht te zorgen voor systematische bewaking van de kwaliteit van de geboden zorg. De gegevens kunnen daarvoor worden gebruikt. De praktijk zal daarbij niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
• Als de praktijk uw gegevens gebruikt voor (wetenschappelijk) onderzoek zal hiervoor voorafgaand om uw toestemming worden gevraagd, tenzij dat niet mogelijk blijkt en de wet toestaat dat de gegevens zonder toestemming van de patiënt worden gebruikt. De praktijk zal in beide gevallen niet meer gegevens verwerken dan nodig is. Ook worden gegevens daar waar mogelijk gepseudonimiseerd of geanonimiseerd zodat deze niet (direct) herleidbaar zijn tot individuele personen.
• Zorgverzekeraars met wie de praktijk een overeenkomst heeft controleren of gedeclareerde zorg rechtmatig is verleend. Zij kunnen in het kader van materiële controle inzage verlangen in dossiers. De praktijk is gehouden om hieraan medewerking te verlenen.
• Uw gegevens worden niet met derden gedeeld, tenzij sprake is van een van de hiervoor genoemde situaties of als u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven in de behandelovereenkomst aangeboden door Logopedie Mondig.
• Er worden geen persoonsgegevens verstrekt aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Artikel 5           Beschrijving van de gegevens

De navolgende gegevens kunnen worden verwerkt:

• N/A/W
• Telefoonnummer
• Emailadres
• Geslacht
• Geboortedatum
• Burgerlijke staat
• Huisarts/andere zorgverleners
• Andere betrokken disciplines
• Naam en contactgegevens ouder(s)/verzorger(s)
• Naam contactpersoon
• BSN-nummer en ID-nummer
• Medische gegevens
• Fotomateriaal
• Video- en geluidsopnamen

Artikel 6           Rechten

• Als patiënt heeft u het recht te weten dat gegevens over u worden verwerkt. Logopedie Mondig informeert u daarover in algemene zin door middel van dit privacyreglement. Wij, in het bijzonder uw behandelend logopedist, informeert u ook in specifieke gevallen, bijvoorbeeld als een brief aan de huisarts wordt gestuurd over de voortgang of einde van de behandeling.
• U heeft als patiënt het recht op inzage in uw gegevens. Ook kunt u een kopie opvragen van het dossier waarin uw gegevens staan. Wij nemen een verzoek tot inzage of kopie zo snel als mogelijk in behandeling. Een kopie wordt bij voorkeur ‘in handen’ gegeven en inzage gebeurt in onze aanwezigheid, waarbij wij vragen u te legitimeren met een geldig identiteitsbewijs. Deze voorzorgsmaatregel is om te voorkomen dat uw gegevens bij onbevoegden terechtkomen. Ook biedt het persoonlijk overhandigen/aanwezig zijn de mogelijkheid om eventuele vragen te beantwoorden.
• U heeft als patiënt het recht om rectificatie te verzoeken als sprake is van een onjuist- en/of onvolledigheid in uw gegevens. Wij zullen eventuele onjuist- en/of onvolledigheden zo snel als mogelijk aanpassen.
• Als u gegevens wilt laten vernietigen kunt u daartoe een verzoek indienen. Wij vragen u om dit verzoek schriftelijk te doen en indien het om medische gegevens gaat zo mogelijk de beweegredenen te vermelden. De behandelend logopedist beoordeelt binnen drie maanden na het verzoek of tot vernietiging wordt overgegaan. Als er een zwaarwegende reden is om het verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als het informatie betreft die van aanmerkelijk belang is voor een ander dan de patiënt, kan besloten worden om niet tot vernietiging over te gaan. Als uw verzoek wordt afgewezen doen wij dat gemotiveerd.
• U kunt als patiënt een verklaring laten toevoegen aan uw dossier. Wij verzoeken u om deze verklaring aan uw behandelend logopedist te overhandigen zodat dit aan uw dossier kan worden toegevoegd.
• Bij het uitoefenen van rechten als beschreven in dit artikel geldt ten aanzien van minderjarigen en onder curatele gestelde personen het volgende:
  • Betreft het een minderjarige tot 12 jaar dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger, doorgaans zijn dit de ouders, uitgeoefend;
  • Betreft het een minderjarige in de leeftijd van 12 tot en met 15 jaar dan worden de minderjarige en diens wettelijke vertegenwoordiger uitgeoefend;
  • Betreft het een minderjarige vanaf 16 jaar dan kan de minderjarige zelf de rechten uitoefenen;
  • Betreft het een persoon die onder curatele is gesteld dan worden de rechten door de wettelijk vertegenwoordiger uitgeoefend.

Artikel 7          Bewaartermijn

• Logopedie Mondig bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.
• Het dossier met behandelinformatie wordt gedurende vijftien jaar na afloop van de behandelingsovereenkomst bewaard, tenzij goed zorgverlenerschap met zich meebrengt dat de gegevens langer worden bewaard (artikel 7:454 lid 3 Burgerlijk Wetboek).
• Voor dossiers met behandelinformatie van minderjarige personen geldt dat de bewaartermijn van vijftien jaar begint te lopen vanaf de leeftijd van 18 jaar.
• In andere gevallen dan in dit artikel vermeld worden gegevens niet langer bewaard dan nodig is voor het doel.
• Uitzondering op het voorgaande in dit artikel is van toepassing als op uw uitdrukkelijk schriftelijk verzoek gegevens zijn vernietigd.

Artikel 8           Geheimhouding en verstrekking aan derden

Logopedie Mondig gaat vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om. Dit betekent dat gegevens niet aan derden worden verstrekt behoudens de hierna genoemde uitzonderingen. Ook wordt er een geheimhoudingsverplichting aan onze medewerkers en externe partijen opgelegd die de praktijk inschakelt ten behoeve van onze activiteiten, zoals bijvoorbeeld leveranciers van software, in ons geval Intramed.

De praktijk geeft geen persoonsgegevens door aan andere partijen waarmee geen verwerkersovereenkomst is afgesloten. Met deze partijen (verwerkers) worden uiteraard de nodige afspraken gemaakt om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Tevens kan de praktijk/logopedist persoonsgegevens delen met derden indien u ons hier schriftelijk toestemming voor geeft. Deze toestemming is opgenomen in de door Logopedie Mondig aan u overhandigde behandelovereenkomst.

Uitzondering op de geheimhoudingsverplichting is uitsluitend mogelijk als:

• U hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven
• Het verstrekken van de gegevens noodzakelijk is voor een goede zorgverlening en de ontvanger, bijvoorbeeld de huisarts, eveneens betrokken is bij de zorgvraag;
• Er zwaarwegende redenen zijn om het medisch beroepsgeheim te doorbreken, bijvoorbeeld als sprake is van een noodtoestand in de zin van een conflict van plichten of bij signalen die wijzen op kindermishandeling en/of huiselijk geweld; of
• De praktijk daartoe gehouden is op grond van een wettelijke verplichting of in een kracht van gewijsde gegane rechterlijke uitspraak.

Artikel 9           Informatiebeveiliging

Wij nemen alle passende technische en organisatorische maatregelen die redelijkerwijs mogelijk zijn om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen. Dit betreft onder meer:

• wij houden ons aan de bepalingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)
• Gebruik maken van een virusscanner Kaspersky (via officieel abonnement)
• Gebruik maken van een beveiligde softwareleverancier met VPN verbinding: Intramed
• Gebruik maken van een beveiligde mailomgeving
• Gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen
• Het maken van back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten
• De papieren dossiers zijn opgeborgen in afgesloten dossierkasten
• Alle personen die namens Logopedie Mondig van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
• Regelmatige evaluatie van de privacy maatregelen

Artikel 10         Functionaris gegevensbescherming

• De praktijk heeft een functionaris gegevensbescherming aangesteld. Te weten de praktijkhoudster.
• De functionaris gegevensbescherming heeft tot taak binnen de praktijk toezicht te houden op de gegevensverwerking en naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, en is daarbij de eerste aanspreekpersoon.

Artikel 11         Wijzigingen

De praktijk kan het privacyreglement eenzijdig aanpassen, bijvoorbeeld als de wetgeving wijzigt. Wij zullen u in dat geval via onze website www.logopediemondig.nl informeren.

Artikel 12         Klachten

Hoewel wij al het nodige doen om uw privacy te borgen kan het zijn dat u niet tevreden bent over de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt. Mocht er een klacht zijn over de verwerking van uw persoonsgegevens vragen we u hierover met de praktijkhoudster contact op te nemen.

De praktijkhoudster Pamela van Schijndel is te bereiken op 06-50868446 of per e-mail info@logopediemondig.nl.

Het staat u te allen tijde vrij om uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens in te dienen, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy.

Versie d.d. 16-05-2018